Uteblivanden: Vad du kan göra

Varför är uteblivna besök ett problem?

Det kostar dig pengar

Varje timme som du har reserverat men inte lyckats fylla är i praktiken förlorade intäkter. Du kunde i stället ha haft en betalande kund i stolen.

Det stör din planering

Din kalender är noggrant planerad för att du ska få ut så mycket som möjligt av dagen. När en kund inte dyker upp spricker planen, och du står med en lucka som du inte tjänar något på.

Det skapar osäkerhet

Tänk på hur mycket energi du lägger på att fundera över om vissa kunder kommer att utebli igen. Det påverkar både servicenivån och arbetsglädjen.

Din tid är värd pengar

Din tid är det mest värdefulla du har i verksamheten. Om du inte värdesätter den själv kommer vissa av dina kunder inte heller att göra det. Det handlar inte om att vara hård, utan om att kunna fortsätta ge god service till alla andra.

Räkna ut vad ditt faktiska timpris behöver vara för att täcka lön, hyra och produkter. Den siffran är din utgångspunkt för hur högt en avbokningsavgift bör vara.

Kom ihåg att informera om avgiften innan du tar ut den

Enligt dansk lag får du ta ut en avgift vid uteblivet besök, men bara om kunden har informerats om villkoren i förväg. Utan den informationen kan du inte driva in avgiften om kunden klagar. Bra ställen att informera på är hemsidan under villkor, i själva bokningsflödet eller i en påminnelse via SMS eller mejl.

Vad gör du när kunden inte dyker upp?

Kontakta kunden med ett vänligt och icke-anklagande meddelande och informera om att avgiften tas ut. Om kunden redan har lämnat kortuppgifter eller betalat en deposition är det enkelt att dra beloppet. Annars skickar du en faktura eller en MobilePay-begäran med en kort motivering.

Om samma kund uteblir flera gånger är det ett helt naturligt affärsbeslut att överväga om du vill fortsätta boka in kunden. Människor kan förändras, men erfarenheten visar att det sällan händer.

När det känns fel att ta betalt

Många frisörer och behandlare tycker att det känns obehagligt att ta betalt för en tjänst de inte har utfört. Men du har faktiskt utfört något: du har reserverat tiden, haft kostnader och kunde i stället ha haft en annan kund. En avbokningsavgift handlar inte om att vara sträng, utan om att skydda din verksamhet.

Konkreta tips

• Sätt tydliga ramar: en kort text till kunderna, till exempel "vid avbokning senare än 24 timmar före behandlingen tas en avgift ut".
• Skicka påminnelser: ett SMS eller mejl 24–48 timmar före tiden minskar antalet uteblivna besök markant.
• Ta en deposition vid större behandlingar, som en omfattande färgbehandling eller tatuering.

Kort sagt

Det handlar inte om att straffa kunderna, utan om att vara tydlig med att din tid har ett värde. Om en kund fortsätter att utebli kan det faktiskt frigöra plats för en ny, stabil kund som verkligen dyker upp. Det påverkar ditt humör när en bokning faller igenom – det är verkligen tråkigt – och dina andra kunder märker det.

Behöver du bolla hur du bäst utformar din avbokningspolicy? Skriv till mig. Och om du samtidigt vill arbeta med att behålla dina bästa kunder har jag också skrivit om varför rabatter inte är vägen dit.